COVID-19の影響により在宅ワーク、リモートワークをされた方も多いかと思います。リモートワークでよく目にするようになったサービスと言えば、Zoomをはじめとしたビデオチャットツールかと思います。
そのビデオチャットツール、クラウドサービスとして提供されています。一昔前は「クラウドって何？」とよくご質問頂いたのですが、利用者がクラウドであることを意識せず使えるようになったので普及が進んだのかな、と感じています。
クラウドサービスですが最近は多くのサービスが提供されています。その中でも中小企業がもっと積極的に利用できたら良いのにな、と思うものがいくつかありますが、最も導入後の利便が良いサービスの一つがファイルストレージ、ドキュメント管理サービスかと思われます。
このサービス、とても使い勝手が良いのですが今までパソコンの中にあったファイルを扱う考え方とは少々感覚が違うので、特に長くパソコンを触られてる方々を中心に抵抗感を持たれる事があります。しかし一度お使い頂くと上手に使いこなされる方が多いのがこのサービスの特徴です。
具体的なファイルストレージ、ドキュメント管理サービスですが、有名なところではGoogle G
SuiteではGoogleドライブ、Microsoft365（Office 365）ではShare Point Onlineというサービスが該当します。
主な機能ですが
・ファイルのバージョン管理
・複数ユーザでのファイルの同時編集
・組織外ユーザとの安全なファイル共有
といった所があります。
組織の中で複数の方々が別々に作ったファイルを１つのファイルにまとめ直す様なお仕事ってよくあると思います。このやり取りの為に共有フォルダの中に「Ver.0.1」とか「最終版」とか「最終調整版」といった名前のファイルを置いて編集した履歴を残しているケース、よくお見受けします。
そんな時、ファイルのバージョン管理がされていれば過去の編集状態を確認したり、その状態に戻す事ができます。誤って上書きをされても戻せます。
さらに同時に複数の方が同じファイルに書き込めるので、コピー貼り付けや転記が不要です。
また出来上がったファイルを組織外の方に送る事もあるかと思います。ファイルをパスワード付きZIPファイルにしてメールに添付して開封パスワードを別メールで送ったりしてませんか？この方法セキュリティ対策としては全く無意味です。ファイルストレージ、ドキュメント管理サービスで共有をかけてそのURLを共有すれば、それだけでお仕事完了です。もちろんパスワードを付けることもできます。
中小企業では特に一人一人が色々な仕事に対応しなければならないかと思いますが、クラウドサービスを賢く使えば余分な仕事を減らす事ができるのでぜひ活用して欲しいです。
保険業界向けメールマガジン【ｉｎｓｗａｔｃｈ】Vol.1039 (2020/06/29)