前回の記事で音声、ビデオチャットの勘所をご紹介しましたが、書き切れなかったことがありましたので今回は続きを書きます。
３人以上で音声、ビデオチャットをすることは結構多いかと思いますが、発言する時に必ず名乗る、という習慣を付けると良いと思います。
最近では初対面がオンラインになってしまう機会も増えておりますが、その際会議が進むにつれ声だけだと誰が喋っているのか判別がつかないことがあります。ビデオチャットの時は相手のカメラ映像を見ることで判別できるのですが、参加者が多い時は画面の中から探すのも一苦労ですし、画面共有している時はなおさらです。喋り出す前に名乗れば解決です。
時間厳守も大事です。顔を合わせての会議でも時間厳守は大事ですが、最近は１日に数回オンライン会議になることも増えているので時間の管理がとても大事になってきています。スタートの時間が遅れることはあまりないのですが、終了時間が守られなかったりそもそも終了時間が決められていないと会議と会議の間が詰まってしまい、新しい飲み物を用意したり、お手洗いを済ませる時間も無くなってしまいます。
音声、ビデオチャットのサービスでは録画機能が提供されていることが多いです。無償版では提供されていなくても有償版では利用可能な場合が多いかと思います。
会議の記録や欠席された方向けに議事録を作成されることもあるかと思いますが、録画機能を使えばそもそも議事録が不要です。録画データそのものが議事録になっています。
動画を見る際は再生速度を1.5倍、聞き取れるならば２倍で再生すれば時短になります。動画で見る分、実際の会議の空気感も読み取れるので文章に起こされた議事録よりも情報量が多いと思います。
何よりも議事録作成される方の負担が大幅に減ります。実は私自身が議事録作成が苦手でして…。
パソコンからだけではなくスマホやタブレットからビデオチャットに参加することもあるかと思います。スマホから参加すると画面が小さいので画面共有された資料が小さくて読みづらいこともあるかと思います。そういった参加者がいることも考慮して見やすい資料作りを心がけると皆んなが幸せです。
私の場合はパソコンの不具合対応の際に、相手方にスマホやタブレットからビデオチャットしてもらい、背面カメラで画面や機器を直接映してもらい解決をはかることがとても増えました。現象を言葉で説明してもらうよりも解決が速くとても好評いただいてます。
保険業界向けメールマガジン【ｉｎｓｗａｔｃｈ】Vol.1082
(2021/04/26)
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