Zoom等を使ったオンライン会議の機会が多くなっております。社内の会議にとどまらず、取引先との面談もオンラインで対応することがとても増えました。
更には総会や学会、セミナー等の大きな行事がオンラインで催されることも増えました。昨年できなかった行事を、今年は実際の会場とオンラインと同時進行で進めるハイブリッド型での開催が増えています。
実は以前から弊社では総会や学会等の行事でプレゼンテーション発表の際に使うパソコンをメンテナンスしたり、現場でのトラブル対応するお仕事をしておりました。そこに最近はオンライン開催、ハイブリッド開催の相談を頂いたり対応をする機会が増えております。
さて、少人数のオンライン会議では主催者も出席者もカメラのついたＰＣを用意するだけで簡単に催せるのですが、行事の規模が大きくなると準備の範囲が途端に広がります。
ハイブリッド開催を主催する場合、舞台や演題で進行している内容をリモートの視聴者に伝えるためにパソコン以外のビデオカメラを使いその映像をパソコンに取り込む必要があります。また質疑応答などの場面では複数のカメラが必要になる場合があります。最近ではそういった用途に簡単に使えるビデオスイッチャーという機器が以前に比べると安価に購入できます。これがあれば複数のカメラを場面毎に切り替えて表示することができます。
ビデオスイッチャーを使う場合、大半の製品はＨＤＭＩという入力端子が付いています。一般的なビデオカメラではほとんど問題ないのですが、パソコン用のＵＳＢコネクタで接続するカメラは接続できないのでご注意ください。
ビデオスイッチャーですが、主催者としてだけではなくリモート参加するパネリストとして発表する際にも便利に使えます。
パソコン単体で発表する場合、自分の姿を映すカメラの映像と、パソコンの画面に映し出されるパワーポイント等の画面のどちらかしか使う事ができませんが、ビデオスイッチャーを使う事で自分を写す以外のカメラを接続して品物を接写する等の使い方ができます。
リモートで発表する際、パワーポイントの発表者モードを使う事ができない場合があります。その場合、発表する資料の作成者と発表者が違う場合等で発表者ツール内のノートに色々書かれていて、それを使って読みながら発表する、といった事ができないので、予めノートの内容を印刷をして対応しておく必要があります。
そんな時もビデオスイッチャーともう１台パソコンをパワーポイント用として使う事で手元のパソコンには発表者ツールを表示し、会議の参加者にはプレゼンテーション資料が表示される、といった事が可能になります。
大きな会議等の行事に必要な準備は他にも色々ありますので今後もご紹介できたらと思います。
保険業界向けメールマガジン【ｉｎｓｗａｔｃｈ】Vol.1100
(2021/08/30)
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